Delegação de tarefas. Quando e como delegar?

Você se lembra quando foi a última vez em que saiu do trabalho com a mente limpa e sua lista de tarefas zerada? Bem, eu também não lembro. Na verdade, sonho com esse dia… logo depois de ter sonhado com meus afazeres.

Brincadeiras à parte, ultimamente tenho me dedicado mais à organização de meu tempo, tentando deixá-lo mais produtivo, tanto no que se refere aos assuntos profissionais quanto pessoais. Fico tremendamente frustrado quando olho para trás e vejo projetos importantes encostados. O dia-a-dia nos impõe urgências e tira nosso foco de atividades que, se realizadas, trariam um benefício muito maior a médio ou longo prazo. Isso ocorre tanto nos objetivos particulares, quanto nos profissionais e empresariais, com indivíduos, equipes ou famílias.

Investir no gerenciamento do tempo é o caminho para quem busca a produtividade. Entenda por produtividade, ser eficiente, obter mais resultados em menos tempo, o que não significa necessariamente fazer mais em menos tempo. Poderíamos discutir algumas técnicas de organização pessoal, que certamente seriam muito importantes, mas neste artigo vou limitar-me à questão da produtividade em grupo. Mais especificamente, abordarei um tópico polêmico e difícil: a delegação de tarefas. Algo igualmente essencial para quem busca tornar-se eficiente.

Você possivelmente conhece a diferença entre um simples grupo e uma equipe. O primeiro é composto por pessoas trabalhando de modo independente. Não há interação produtiva, mas no máximo uma simples distribuição de afazeres. Elas não interagem buscando explorar suas diferenças, competências individuais e criar sinergia. Já em uma equipe, os membros são interdependentes. A interação busca otimizar resultados e o trabalho é distribuído de acordo com as competências individuais.

Equipes florescem em ambientes de liberdade, respeito e comprometimento. A estrada para transformar um grupo em uma equipe é composta por:

  • Ambiente de inclusão e respeito à individualidade, diferenças culturais e diferentes conhecimentos técnicos;
  • Um sistema ágil de trabalho que coloque ordem na produção, porém flexível de modo que permita inovações, exceções e melhorias. Ou seja, uma ferramenta, não um molde;
  • Uma liderança baseada em confiança e valores propagados e verdadeiramente aceitos pelo grupo;
  • Tolerância a erros;
  • Delegação de responsabilidades;

É necessário delegar sabiamente para que se atinja o máximo da eficiência de uma equipe. Aposto que você já sabe disso. Mas quando e por que delegar? Geralmente, delegamos quando:

  • Estamos totalmente sobrecarregados;
  • A tarefa nos é desagradável;
  • Somos tecnicamente despreparados;
  • Estamos inseguros;
  • O resultado da tarefa traz riscos que não queremos assumir.

Como se pode notar, estes não são os melhores motivos para se delegar algo importante. Quando a delegação baseia-se nestes itens, ocorre a delegação de tarefas e não de responsabilidades. Para dar um passo em direção a solução, primeiramente, é importante entender a diferença monumental entre delegar responsabilidades e delegar tarefas.

Quando você delega tarefas, está automaticamente tomando para si a responsabilidade de gerenciar o resultado do trabalho alheio, a fila de tarefas, as prioridades e o tempo do delegado. Sua equipe se torna um monte de “mãos burras” que você tem de comandar nos mínimos detalhes. Por conseqüência, você acaba por assumir centenas de pequenas tarefas que, por serem pequenas, dão mais trabalho para delegar do que para fazer. Ao delegar tarefas você está aumentando suas preocupações ao invés de diminuí-las.

Quando você delega responsabilidades, também delega o comprometimento com o resultado, a independência de definir prioridades e de gerenciar o tempo da forma que for necessário. Você dá autonomia a sua equipe e usufrui dela por inteiro, mãos, cérebros e corações. As pequenas tarefas são automaticamente assumidas pelo delegado. Obviamente, na posição de delegante, você ainda terá de reservar algum tempo para monitorar os resultados, mas certamente seu nível de preocupação será bem menor.

Delegar responsabilidades exige grande habilidade de comunicação e bom relacionamento. O delegante deve gerar o entendimento da importância e do resultado desejado, para então obter o compromisso do delegado. Para gerar o entendimento da importância e do resultado desejado, você necessitará de autoridade e confiança mutua. Estes são os ingredientes básicos de um verdadeiro líder.

Então, sabendo que não se deve delegar tarefas, mas sim responsabilidades, podemos identificar motivos melhores para delegar. Delegue quando:

  • Há alguém que dá maior importância ao assunto, vê um desafio, uma oportunidade de mostrar sua capacidade;
  • Há alguém que tenha mais paixão pelo assunto, enxergando detalhes que, aos seus olhos, passariam despercebidos;
  • Há alguém com capacidade técnica superior, que possa lidar com situações variadas daquele assunto.

Perceba que nesta segunda lista, o foco da análise está nas qualidades do delegado, enquanto na primeira, o foco está nas fragilidades do delegante. Para delegar inteligentemente, você deve realmente olhar para sua equipe.

Ao delegar, exponha a importância da tarefa em relação ao todo. Frise os resultados esperados, o que não pode ocorrer e as restrições de execução. Apresente os recursos que podem ser utilizados. Ensine como se deve fazer, mas deixe espaço para a criatividade e inovação. Por fim, defina rotinas de acompanhamento, conseqüências positivas e negativas em relação à obtenção dos resultados. Deste modo, você dá a liberdade necessária, respeita a inteligência e o coração do indivíduo e gera compromisso com o resultado.

Para delegar com eficiência, primeiramente, você deve fazê-lo com calma, em momento oportuno. Nada de sair distribuindo ordens de modo aleatório ou simplesmente ordenar listas, seja através de um caderno ou software. O contato humano, a atenção dedicada, o ensinar e o ouvir são suas armas para construir um relacionamento produtivo e saudável com sua equipe.

Se você quer gerar sinergia, então leia a respeito de como organizar sua empresa utilizando um método simples e funcional.

Grande parte dos conceitos deste artigo estão presentes no livro “7 hábitos de pessoas altamente eficazes”, de Stephen R. Covey. Para quem busca aprofundar-se no assunto, recomendo esta leitura. Outro livro interessante é “A arte de fazer acontecer” de David Allen. Neste, o autor explica um método completo de organização pessoal. Em minha opinião, um livro complementa o outro, sendo extremamente válida a leitura de ambos.

Publicado por

Daniel R. Bastreghi

O que nos move? Como fazer valer nossos esforços? Como aproveitar o tempo que nos é dado?Na esperança de um dia encontrar respostas convincentes para essas perguntas, eu, Daniel, passeio pelo mundo do marketing, empreendedorismo, psicologia, autoconhecimento e filosofia.Compartilhe suas percepções e ajude a construir o conhecimento.

Um comentário sobre “Delegação de tarefas. Quando e como delegar?”

  1. Permitam-me qualificar este artigo como “brilhante”, para resumir. Achei-o objetivo e altamente relevante, uma vez que quando se tem uma grande equipe trabalhando sem sinergia é natural que se delegue tarefas, coisas a fazer. Neste artigo o enfoque foi exatamente o contrário do convencional e com certeza ele nos leva a reflexões que nos permitam delegar inteligentemente. Parabéns.

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