Etiqueta e eficácia no uso do WhatsApp

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O WhatsApp, assim como vários outros aplicativos de mensagens instantâneas, trouxe uma série de facilidades para nossa comunicação diária. Por outro lado, também gerou uma longa lista de problemas, como interrupções constantes, conteúdo irrelevante em momentos inapropriados, falhas de entendimento e por aí vai.

Como qualquer ferramenta, o que diferencia o bom e o mau uso é a destreza de quem a utiliza. Por isso, para você, sua equipe, sua família e seus amigos fazerem bom uso, que tal rever e propagar algumas dicas de etiqueta e eficácia?

Dica 1: Prefira enviar uma única mensagem

Cada mensagem enviada gera uma notificação. Muitas pessoas enviam uma frase por mensagem, provocando uma série de notificações desconfortáveis para quem às recebe. Por isso, é muito mais educado enviar uma única mensagem mais longa, ao invés de várias mensagens curtas.

Dica 2: Seja direto

Conversar com seus amigos por meio das mensagens instantâneas pode ser divertido, mas no trabalho, vá direto ao ponto. Após a saudação, introduza o assunto e deixe claro o que você espera da outra pessoa. Lembre-se que o outro pode estar com o dia atarefado. Você terá mais chances de ser atendido se for objetivo e assertivo.

Dica 3: Seja completo

No trabalho, não deixe margens para dúvidas. Às vezes, pedimos algo para um colega, mas não fornecemos informações básicas para que ele possa realmente nos ajudar. Isso pode ter duas consequências negativas. Nosso colega poderá nos entender errado e então fazer algo que nos será inútil. Ou então ele terá de pedir mais informações para você, tornando a solução do seu problema mais demorada. Descreva em detalhes o que você precisa. Aliás, mensagem de áudio e imagens podem facilitar muito as coisas.

Dica 5: Não mande áudios muito curtos, nem muito longos

Mensagens de áudio são uma excelente forma de explicar coisas complicadas. O tom de voz e a forma como falamos ajudam o ouvinte a entender o conteúdo. Prefira enviar mensagens de áudio quando você quer ter certeza de quem foi bem compreendido. Porém, não seja demasiadamente longo, pois isso pode na verdade dificultar o entendimento. Também não seja demasiadamente curto porque, se você está falando de algo complicado, um áudio curto poderá provocar muitas dúvidas. Algo entre 2 e 4 minutos costuma ser suficiente.

Dica 6: Divida mensagens de áudio por assuntos

O player de áudio do WhatsApp não é muito confortável. Às vezes temos dificuldades para voltar ou avançar o áudio para um determinado ponto. Por isso, não envie mensagens de áudio com longos discursos, abordando assuntos diferentes. Prefira enviar uma mensagem de áudio para cada assunto. Isso facilitará a compreensão e a resposta do receptor.

Dica 7: Evite assuntos complexos e delicados

O WhatsApp não substitui reuniões ou ligações. Se você tem de resolver um assunto complexo, sujeito a diferentes opiniões e interpretações, use o WhatsApp apenas para agendar uma reunião. Abordar assuntos delicados no WhatsApp pode ser um grande erro. Lembre-se que sua mensagem poderá chegar ao receptor em momentos inapropriados. O receptor poderá compreender mal sua mensagem ou ainda ser induzido a tomar uma decisão impulsiva, sem se dar conta da complexidade do assunto.

Dica 8: Para urgências e emergências, ligue

Se você sofresse um acidente, preferiria que ligassem ou enviassem uma mensagem para o serviço de socorro? A maioria das pessoas não está o tempo todo olhando para seu celular. Então, se você tem um assunto urgente, é melhor ligar. Não adianta culpar o receptor por não ter visto sua mensagem na exata hora que você deseja.

Dica 9: Não responda prontamente

A não ser que seu trabalho seja especificamente atender clientes, não responda prontamente. Quando você responde prontamente, inicia-se um diálogo. Às vezes são produtivos, às vezes não. Mas o fato é que responder prontamente tem várias consequências negativas. Primeiro, você estará constantemente interrompendo suas tarefas para atender às constantes e inoportunas mensagens. Segundo, você criará a expectativa de pronto atendimento nas pessoas com quem se relaciona. Elas se acostumarão com isso e cobrarão futuramente. Terceiro, como abordado em outros tópicos, as pessoas dificilmente passam informações completas e assertivas nas primeiras mensagens. Atrasando sua resposta em algumas horas, você as estimulará a serem mais diretas, completas e efetivas.

Dica 10: Desative as notificações

Para evitar interrupções e diminuir a tentação de responder prontamente às mensagens, desative todas as notificações. Você poderá habilitar notificações individualmente, das pessoas e grupos que julgar importantes. Dessa maneira, poderá usar o WhatsApp conforme a sua necessidade e não conforme a necessidade dos outros.

About the author

Daniel R. Bastreghi

O que nos move? Como fazer valer nossos esforços? Como aproveitar o tempo que nos é dado? Na esperança de um dia encontrar respostas convincentes para essas perguntas, eu, Daniel, passeio pelo mundo do marketing, empreendedorismo, psicologia, autoconhecimento e filosofia. Compartilhe suas percepções e ajude a construir o conhecimento.

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