Formação de equipes – Organização e produtividade

É desagradável e desmotivante trabalhar em uma empresa desorganizada, não é mesmo? A falta de organização gera uma série de problemas recorrentes, como por exemplo: conflitos interpessoais por motivos pequenos, baixa produtividade, injustiças cometidas pela liderança, atendimento impreciso ao cliente, falta de comprometimento, desmotivação, entre outros. A desorganização tem efeitos catastróficos no processo produtivo e na moral da equipe.

Há quem diga que o caos é ingrediente da inovação. Há quem pense que a bagunça force as pessoas a serem criativas e a assumirem riscos. No entanto, qualquer trabalho em equipe depende de um mínimo de controle e previsibilidade. O caos é o resultado temporário da inovação, mas dificilmente a inovação é resultado do caos. O caos criativo nasce de uma estrutura estabelecida, amadurecida e explorada ao seu limite, até que um novo modelo ofereça soluções mais eficientes. Deste modo, organização é o ingrediente da inovação. A inovação é uma reorganização para acomodar novas necessidades e possibilidades.

Quando uma equipe não está organizada o suficiente, muita energia é desperdiçada na administração do trivial. As pessoas perdem-se na execução, tendo retrabalho. Sentem risco em apresentar um simples prazo de entrega, pois não confiam na capacidade da empresa de honrar compromissos. Os atendentes enfrentam constantemente a dúvida entre “dizer a verdade” ou “perder o cliente”. Os que decidem manter o cliente, sentem-se mentirosos. O resultado é desmotivação, descompromisso com o resultado e um clima pesado.

Calma! Para (quase) tudo há solução. Neste artigo, vamos apresentar uma forma de organização muito simples que é utilizada por empresas de todos os tamanhos. Trata-se de um método japonês chamado kanban. A simplicidade é o segredo de sua eficiência.

Nas indústrias, o kanban é um velho conhecido, sendo utilizado principalmente no controle de processos e estoques. Há diversas variações e adaptações, mas o conceito central é sempre o mesmo: um painel que permite rápida visualização e compreensão dos fluxos e necessidades da equipe.

Em uma fábrica tradicional, a linha de produção cria uma clara sequência de atividades e de posicionamento. Mas o que fazer quando o objeto de produção é intangível, como em um escritório de contabilidade, imobiliária, agência de publicidade ou uma produtora de software? Prestadores de serviço também podem se beneficiar do kanban.

O kanban consiste em levar a linha de produção para um painel de fácil visualização. O painel pode ser organizado em colunas e linhas, indicando cada estágio do processo. Cada atividade é representada por papeizinhos. Os papéis vão sendo trocados de posição conforme o andamento das atividades. Veja o exemplo:

Aposto que só de olhar, você já entendeu o funcionamento. É por isso que o kanban funciona! Em pouco tempo, a equipe desenvolve o hábito de atualizar suas atividades no painel e os processos ficam a mão de todos.

Com o tempo, o painel é aprimorado. Vão surgindo idéias de novas linhas e colunas, dividindo o processo em etapas menores e melhor gerenciáveis. Podem ser utilizadas cores diferentes para indicar complexidade, prioridade, projetos ou responsáveis. Veja este outro exemplo:

Com uma rápida passada de olhos é possível identificar pontos de acumulo ou ociosidade. Para ajustar o fluxo no kanban, é interessante definir a quantidade máxima de atividades (papéis) para cada fase. Se, por exemplo, são permitidas no máximo 2 tarefas para o estágio de produção, automaticamente as novas tarefas devem entrar na fila. Assim, o executor pode manter o foco e concentrar esforços na produção. As pessoas que possuem dificuldades em gerenciar o fluxo de trabalho são muito beneficiadas com o uso do kanban.

Na Internet, há softwares que levam o kanban para a tela do computador. Tais programas podem ser bastante úteis para integrar equipes fisicamente distantes. Porém, um painel físico, estrategicamente posicionado ao lado da cafeteira, pode ser uma boa forma de estimular a equipe a trocar informações, experiências e manter o status de suas atividades atualizado.

Se você gostou desse artigo, talvez queira aprender sobre como delegar tarefas e aumentar a performance da sua equipe. Caso precise de ajuda, conte com um consultor.

Publicado por

Daniel R. Bastreghi

O que nos move? Como fazer valer nossos esforços? Como aproveitar o tempo que nos é dado?Na esperança de um dia encontrar respostas convincentes para essas perguntas, eu, Daniel, passeio pelo mundo do marketing, empreendedorismo, psicologia, autoconhecimento e filosofia.Compartilhe suas percepções e ajude a construir o conhecimento.

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