Nas forças armadas um pequeno mal-entendido pode resultar em uma grande catástrofe. Ciente disso, o exército norte-americano investe em pesquisas para aprimorar sua comunicação interna e externa. No entanto, uma comunicação melhor não se resume a um computador, rádio ou Internet melhor. É imprescindível que as pessoas saibam usar as palavras certas, no momento e lugar certos.
Aqui no Boletim Saia do Canto falamos anteriormente como o avanço da tecnologia prejudicou a qualidade da nossa comunicação. Isso gera uma grande perda de eficiência para as organizações. Pode parecer estranho ou desnecessário, mas as empresas deveriam ensinar seus colaboradores a utilizarem o e-mail corretamente. Não basta ser alfabetizado e saber usar o Outlook. Para elevar a eficiência, as pessoas precisam redigir com clareza e objetividade.
Um artigo publicado na Harvard Business Review revela algumas práticas do exército norte-americano para melhorar a comunicação por e-mail. Confira:
1. Utilize palavras-chave no assunto da mensagem
O assunto é a primeira coisa que o destinatário lerá. Portanto, ele deve comunicar claramente o propósito da mensagem, ou seja, o que você (como emissor) quer que o destinatário faça. Para isso, os militares convencionaram utilizar algumas palavras-chave em letras maiúsculas, no início do assunto:
ACTION (AÇÃO) – É necessário que o destinatário tome alguma ação;
SIGN (ASSINAR) – Requer a assinatura do destinatário;
INFO – Apenas para informar, não requerendo resposta ou ação;
DECISION (DECISÃO) – Requer uma tomada de decisão do destinatário;
REQUEST (REQUISIÇÃO) – Requer permissão ou aprovação do destinatário;
COORD – Requer a coordenação do destinatário;
2. O importante primeiro
O início do e-mail deve conter o que é mais importante. O primeiro parágrafo deixe claro o que você quer e uma rápida resposta para as perguntas “quem?” e “quando?”. Deixe a explicação, contextualização ou justificativa para o segundo ou terceiro parágrafo. Destaque o que for importante utilizando negrito ou cores diferenciadas.
3. Seja breve
Dentro ou fora do exército, as pessoas não gostam de ler mensagens longas. Portanto, faça todo o conteúdo caber em uma tela, sem precisar de rolagem. Isso também evita que parte do conteúdo passe despercebido.
Colocando todas essas dicas em prática, teremos um e-mail como o exemplo a seguir:
Assunto: DECISÃO – Tipo de papel para o folder
Olá Fulano,
Devo solicitar a impressão do folder em papel couchê de 90g ou 120g?
Por favor, me responda no máximo até amanhã de manhã.– Solicitarei a impressão de 1.000 unidades do nosso folder comercial;
– A arte está pronta e aprovada. Já alinhamos os detalhes com a gráfica;
– Para cumprir os prazos da campanha, preciso da sua decisão no máximo até amanhã de manhã.
Obrigado,
Fulano de Tal
Para ler o artigo da HBR, acesse https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision
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